Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

Yetkili Kişi: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü Mustafa Malkoç
Adres: Özgürlük Mahallesi Mehmet Akif Ersoy Cadddesi No:108 Çayırova Belediyesi Hizmet Binası Teras Kat Çayırova/KOCAELİ
Telefon: 0 262 743 79 09 Dahili: 1132
E-posta: basinyayin@cayirova.bel.tr

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Çayırova Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü; belediyemiz prensip ve politikaları doğrultusunda ve ilgili mevzuat çerçevesinde kent halkının yönetime katılımını sağlamak, halkın inisiyatifini arttırmak, yerel yönetimler ve yerel demokrasiyi güçlendirerek, halkla ilişkilerle ilgili konularda gerçek ve tüzel kişiler nezdinde olumlu bir kurum imajı ve kurumsal temelde sağlıklı bir halkla ilişkiler ortamı oluşturmak üzere faaliyetlerini yürütmektedir.

Müdürlüğümüz, belediye yönetiminin izlediği politikaların halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların kamuoyuna duyurulması, halkın yönetime karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki görüş ve düşüncelerinin, yönetimden beklentilerinin belirlenmesi gibi çalışmaları yaparak belirli bir sistem dahilinde yönetime sunmaktadır. Müdürlüğümüz, Halkla İlişkiler açısından belediyemizin yapmış olduğu hizmetleri basın yoluyla halka duyurduğu gibi; halkı bilinçlendirici broşür, bülten, hizmet kitapçıkları ve belediye web sayfası çalışmalarını içerik olarak hazırlar, billboard, raket clp gibi açıkhava reklam alanlarına çalışmalar hazırlayarak halka duyurulmasını sağlamaktadır.

Basın ve Yayın Birimi

• Basın kuruluşları ile belediye arasındaki haberleşme talep ve ihtiyaçların tespit edilmesi, planlanması, bu konularda gerekli koordinasyon işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak.

• Ulusal yayın yapan günlük gazetelerden belediyeyi ilgilendiren haber kupürlerinin derlenerek Başkanlık Makamı’na sunmak.

• Gerektiğinde belediye başkanının günlük programlarını yerel-ulusal basına bildirilmesini sağlamak.

• Belediye başkanının kamuoyuna bildirilmesini gerekli gördüğü açıklama, duyuru ve tekziplerin basın–yayın organlarına duyurulması, gönderilmesi ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

• Belediye başkanının basın toplantılarının organize edilmesini sağlamak.

• Belediye başkanının günlük programlarını takip ederek fotoğraf ve kamera kayıtlarının yapılıp arşivlenmesini sağlamak.

• Basın bültenlerinin hazırlanması, belediye faaliyetleri hakkında basın yayın kuruluşlarına (Gazete, Radyo, TV, Dergi vb.) basın bildirilerinin gönderilmesi, haberlerin e-posta ve cep mesajı yoluyla ilgililerine ulaştırılmasını sağlamak.

• Çeşitli konularda (faaliyet, açılış, ziyaret vb.) dijital ve opak fotoğraf çekimlerinin yapılarak arşivlenmesini sağlamak.

• Basın Mensuplarıyla haber konulu görüşmeler yapmak, ikili ilişkilerin sürekliliğini sağlamak.

• Gazete kupürü arşivi ve yayın arşivi tutulmasını sağlamak.

• Basınla ilişkilerin amaç, hedef ve politikalarının belirlenmesi amacıyla çeşitli araştırmalar yapmak ve amirinin bilgisine sunmak.

• Belediye tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve yürütülen faaliyetlerin tanıtılması için basın yayın organları ile iletişime geçmek.

• Basın yayın organlarında yayınlanmak üzere, hazırladığı basın bülteni ve gazete ilanlarını bu kurumlara vermek ve sonuçlandırmak.

• Yazılı, sözlü, görüntülü basın ve yayın organlarını takip ederek belediye’nin leh veya aleyhinde olan gelişmeler ve genel olarak belediyelerle ilgili yayınlanan haberlerle ilgili olarak belediye başkanına düzenli olarak rapor vermek.

• Yaptığı basın takip çalışmalarıyla ilgili olarak arşiv oluşturmak.

• Belediye Başkanı’nın medya ile gerçekleşecek randevularını Özel Kalem Müdürlüğü ile işbirliği içerisinde ayarlamak gibi çalışmaları yürütür.

Halkla İlişkiler Birimi

• Belediye çalışmalarının kamuoyundaki tesirlerinin değerlendirilmesini yapmak, vatandaşlar tarafından Belediye Başkanlığına gönderilen her türlü ihbar, şikâyet ve dilekleri değerlendirmek ve cevaplandırmak için gerekli işlemlerin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak.

• 09/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanunu’nun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik çerçevesinde Bilgi ve Belgeye erişilmesi işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak.

• Her türlü imkândan yararlanılarak, ilçemizin millî, manevî, tarihî, kültürel, sanatsal ve turistik değerlerinin yurt içi ve yurt dışında tanıtımı, bu amaç ve kapsamla yurt içinde ve yurt dışında seminer, sempozyum, kongre, fuar, sergi, festival, yarışma, gösteriler ve benzeri faaliyetlerin düzenlenmesi veya düzenlenmiş olanlara katılınması, bu yönde faaliyet gösteren yerli veya yabancı, kamu veya özel kurum, kuruluş, topluluk ve kişilerin desteklenmesi, yönlendirilmesi ve bunlar arasında gerekli işbirliğinin sağlanması, bu tür faaliyetlerin ilçemizde yapılmasının özendirilmesi, ödül verilmesi çalışmalarının yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak.

• Yukarıda belirtilen faaliyetlerin kolaylaştırılması ve geliştirilmesi amacıyla bu faaliyetleri yürüten, yönlendiren kitle iletişim veya ulaştırma kurumları ile yakın ilişki içinde bulunmak ve kamuoyunu etkileyebilecek konumda bulunan kişi, kurum, kuruluş, topluluk veya bunların temsilcilerini davet edilmesi ve ağırlanması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak.

• Çayırova’yı yurt içi ve yurt dışında tanıtmak için gerekli yayın, doküman ve malzemenin hazırlanması, satın alınması ve dağıtılması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak.

• Belediye hizmetlerinin, alt yapısının, birimlerinin, etkinliklerinin ve organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütmek.

• Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikanın halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın belediye yönetimine karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin, yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmek.

• Halkın yönetimden bilgi edinme hakkını göz önüne alarak, yürütülen faaliyet ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlamak ve başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki toplantılarını organize etmek.

• Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin, kurumsal kültüre uygun tasarımının yapılmasını ve basılmasını sağlamak, ilgili çalışmaları kontrol ve koordine etmek.

• Çeşitli sivil toplum örgütleri, muhtarlar vb. ile belediye yönetiminin katılımıyla belirli dönemlerde toplantılar yaparak bir araya gelmeleri için organizasyonlar düzenlemek.

• Belediyenin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak ve belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek.

• Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini artıracak önlemleri belirlemek üzere araştırmalar yapmak.

• Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek.

• Belediye’nin gerek içe gerekse dışa dönük olarak kullanacağı her türlü baskılı malzemelerini kurum kimliği (amblem ve logo uygunluğu) esasları açısından incelemek, çalışmaların kurum kimlik ve imajını geliştirici olması yönünde öneriler geliştirmek.

• Vatandaşlardan gelen (Telefon, e-mail, faks, şahsen ya da basın yolu ile başvuruları) ilgili birimlere yönlendirmek, başvuru sahiplerini bilgilendirmek.

• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu’nun uygulanması ile ilgili yetki ve görevleri, ayrıca BİMER (Başbakanlık İletişim Merkezi) 2006/3 sayılı Başbakanlık genelgesi gereği yetki ve görevleri 
kullanır.

Büro Hizmetleri Birimi

• Müdürlüğe gelen ve giden bütün evrakın usulüne göre kayıt defterine ve bilgisayar
kayıtlarına işlenmesini sağlamak, takip etmek, yıl sonunda kayıt defterlerini usulüne uygun
bir şekilde kapatmak.

• Müdürlüğe gelen her türlü resmi evrak, dilekçe ve yazıyı kabul etmek, kayda girmek, gerektiğinde ve süresi içinde cevabı yazı yazmak ve onaya sunmak, Başkana, Encümene, Meclise teklifler sunulmasını, gerekli evrakların üretilmesini sağlamak.

• Müdürlükçe yapılan bütün yazışmalara dair evrakın Standart Dosya Planına uygun dosyalanmasını sağlamak.

• Evrakların havalelerini yaparak ilgili personele teslim etmek ve sonuçlandırılan evraklar ile ilgili hazırlanan yazıların kaydını kapatıp ilgili kişi, birim, kurum yahut kuruluşlara göndermek.

• Gerektiğinde ve bütçede yeterli ödenek bulunduğunda; ilgili fasıldan Müdürlük tarafından yapılacak her türlü mal ve hizmet alım işlemi için evrakları hazırlamak ve onaya sunmak.

• Gerektiğinde Müdürlüğün görev alanıyla ilgili ihale konusu iş ve işlemlerin, mer’i ihale mevzuatı çerçevesinde yapılması için gerekli evrakları düzemek ve işlemleri takip etmek.

• Müdürlükteki tüm yazışmaların birer örneğinin muhafaza etmek, işlemi biten evrakları arşive kaldırmak.