Yazı İşleri Müdürlüğü

Yetkili Kişi: Yazı İşleri Müdür Vekili Ferda Yılmaz
Bağlı Olunan Başkan Yardımcısı: Refik Tartar (0 262 743 79 09 Dahili:1285)
Adres: Özgürlük Mahallesi Mehmet Akif Ersoy Cadddesi No:108 Çayırova Belediyesi Hizmet Binası Kat:2 Çayırova/KOCAELİ
Telefon: 0 262 743 79 09 Dahili: 1373
E-posta: yaziisleri@cayirova.bel.tr

Yazı İşleri Servisi’nin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Yazı İşleri Müdürlüğü, Çayırova Belediye Başkanlığının amaçları, prensipleri, politikaları doğrultusunda;

• Kurum dışına posta yolu ile gönderilmesi talep edilen evrakların ilgili yerlere teslimini posta vasıtasıyla sağlamak.

• Belediye Başkanlığı adına gelen evrakların kaydının alınarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.

• Belediye Meclisi ve Encümeninde görüşülmesi talebiyle elektronik olarak gelen evrakın Meclis ve Encümen gündemine alınarak görüşülmesini sağlamak.

• Encümen kararlarının ilgili yasa ve hükümlerine dayanarak yazılmasını sağlamak, gereği için ilgili birimlere göndermek.

• Meclis gündemini hazırlamak, gündemin meclis üyelerine dağıtımını sağlamak, gündemin ilanını yaptırmak.

• Meclis tarafından İhtisas Komisyonlarına havale edilen konuların, Komisyonlarda incelenerek karar haline getirildikten sonra tekrar bir sonraki gündeme girmesini sağlamak. Komisyon raporlarının ilan edilmesini sağlamak.

• Mecliste alınan kararların ilgili yasa hükümlerine dayanarak yazılmasını sağlamak, ilgili kurum ve birimlere göndermek.

• Bir önceki meclis toplantısında alınan kararların belediye meclis üyelerine dağıtımını yapmak.

• Meclis ve Encümen Üyelerinin özlük işlemlerini takip etmek.

• Birim içi personel özlük işlemlerini yapmak.

• Müdürlüğe ait ihale ve ayniyat işlemlerini yapmak.

• Müteferrik yazışmaları takip etmek.

• Belediyenin üyesi olduğu birliklere ait işlemleri takip etmek.

• Kurum Arşivinin birimlerce düzenli bir şekilde kullanılması için gerekli iş ve işlemleri yapmak.

• Müdürlük yıllık bütçesini hazırlamak.

• Mesleki konularda birim içi ve birim dışı eğitim çalışmalarını yapmak.

Evlendirme Servisi’nin Görev, Yetki ve Sorumlulukları:

• Medeni Kanunun ve Belediye Başkanı’nın kendisine vermiş olduğu yetkiye dayanarak evlenme akitlerini gerçekleştirir nikâh kıyar.

• Evlenmek isteyen çiftlerin başvurularını kabul eder, başvuruları değerlendirip aile kütüğüne uygun olup olmadığını ve evlenmelerine engel bir halın bulunup bulunmadığının incelenmesi için gerekli faaliyetlerin yürütülmesini sağlar.

• Evlilik başvuruları kabul edilen ve nikahlarını ilçe dışında kıydırmak isteyen çiftlere izin belgesi hazırlar.

• Belirlenen nikah gününde nikah akdini gerçekleştirir çiftlerin ve şahitlerin beyan imzalarını alır.

• Evlenme kütüğünü ve evlenme cüzdanını hazırlar, kontrolünü yapar.

• Mernis evlendirme bildirimlerinin hazırlanmasının sağlanması, kontrolü ve İlçe Nüfus Müdürlüğü’ne gönderilmesinin takibini yapar.

• Evlendirme servisi ile alakalı ilgili kişi ve kuruluş ve kurumlarla ilgili yazışmaların yapılmasını sağlamak ve takibini yaprak müdürlük tarafından verilen görevleri yerine getirir.

• Günlük ve hafta sonu nikâhlarının organizasyonunun yapılmasını sağlar.

• Mesai saatleri dışında istenilen nikahları kıyar.

• Ücretlerin ödenmesinin takibini yapar.

• Haftalık/Aylık/Yıllık faaliyet raporu hazırlar.

• Amirlerince kanun tüzük yönetmelik ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirir.

• Başkanlık makamı ve Müdürü tarafından istenen her türlü bilgi, belge ve raporu hazırlamak sunulmasını temin etmek, bilgi akışını sağlamak.

• Evlendirme servisi ile alakalı kabul edilen yıllık tarifeleri uygulamaya koymak.

• Evlendirme servisi ile alakalı hizmet alanına giren çalışmaları zamanında tamamlar.

Arşiv Servisi’nin Görev, Yetki ve Sorumlulukları:

• Her yıl sonu birim evraklarının arşive intikal etmesi gerekenlerinin teslim alınması ile ilgili işlemleri yürütür.

• Muhafazasına gerek kalmayan evrak/evrakları ilgili komisyon kararı doğrultusunda imha eder.

• Müdürlükler tarafından arşivden talep edilen evrakı en kısa sürede ve eksiksiz olarak belirlenen prosedür çerçevesinde talep sahibine teslim eder ve yine ilgili prosedüre uygun olarak iadesini gerçekleştirir.Özel kişi ve kurumlara herhangi bir belge vermez.

• İndeksleme çalışmalarını yürütür ve kontrolünü yapar.

• Birim müdürlüklerinin talep formuyla beraber istediği dosyaların kaydını bulur.

• Bulmuş olduğu kayıt numarası ile dosyayı arşivden çıkartır.

• Çıkarttığı dosyayı dosya fişiyle beraber görevliye teslim eder ve verdiği tarihi bilgisayara kayıt eder.

• Dosya geri geldiğinde iadeyi tarihiyle beraber bilgisayara kayıt eder.

• Birimlerden usulüne uygun bir şekilde hazırlanmış olarak arşive indirilen dosyaların kaydını yapar. Usulüne uygun halde teslim edilmeyen evrak ve dosyaları,düzenlenmesi amacı ile ilgili müdürlüğe iade eder.

• Kaydı yapılan dosyaları kutulayıp yerlerine yerleştirir.

• Haftalık kayıt raporlarını hazırlar.

• Haftalık/Aylık/Yıllık faaliyet raporu hazırlar.